Зв’язатися з нами

Електронний фіскальний чек

Паперові чеки поступово відходять у минуле, як телефонні будки чи касети. На їхнє місце впевнено приходять електронні фіскальні чеки — інструмент нового часу, який змінює правила гри в українській торгівлі. Е-чек, створений за допомогою програмного РРО (ПРРО), не лише підтверджує покупку, а й виконує функцію фіскального контролю згідно із законом України «Про застосування РРО у сфері торгівлі». Він дозволяє покупцеві перевірити операцію онлайн, а підприємцю — автоматизувати звітність і зменшити витрати.

Що таке електронний фіскальний чек та як він працює?

Електронний фіскальний чек — це цифровий документ, який створюється ПРРО під час продажу товару чи надання послуги. Після здійснення транзакції програма формує чек із унікальним фіскальним номером, передає його до Державної податкової служби (ДПС), де він фіксується та зберігається. Покупець отримує е-чек у зручному форматі: на e-mail, в месенджері, через SMS або шляхом сканування QR-коду з екрану.

Схема роботи е-чека виглядає наступним чином:

  1. Продавець використовує ПРРО для обліку продажів.
  2. Після продажу формується електронний чек з усіма необхідними реквізитами.
  3. Чек реєструється в ДПС і присвоюється фіскальний номер.
  4. Покупцю надсилається посилання на перевірку чека через сервіси ДПС.

Приклад QR-коду можна знайти на сайті ДПС у розділі про ПРРО.

Відмінність електронного чека від паперового

Електронний чек суттєво відрізняється від традиційного паперового:

Характеристика Електронний чек Паперовий чек
Доступність Онлайн, миттєва Лише при покупці
Зберігання Смартфон, хмара Може загубитися
Екологічність Не потребує паперу Використання паперу
Перевірка Через QR-код, онлайн Потрібен фізичний оригінал

Таким чином, е-чек зручніший, екологічніший і надійніший, особливо у довгостроковій перспективі.

Реквізити електронного фіскального чека: що обов’язково має бути вказано?

Згідно з формою ФКЧ-1, затвердженою наказом Мінфіну, кожен електронний фіскальний чек повинен містити:

  • назву суб’єкта господарювання;
  • ІПН продавця;
  • адресу місця розрахунків;
  • назву ПРРО;
  • дату та час операції;
  • фіскальний номер;
  • перелік товарів або послуг;
  • суму ПДВ (за наявності);
  • загальну суму;
  • QR-код для перевірки;
  • посилання на ДПС.

Відсутність будь-якого з реквізитів може призвести до штрафів, тому важливо використовувати офіційно сертифіковане ПРРО. Докладніше — у наказі Мінфіну №13 від 21.01.2016.

Як перевірити електронний фіскальний чек?

Перевірити достовірність е-чека можна кількома способами:

  1. Сканувати QR-код зі смартфона.
  2. Перейти за посиланням на чек у SMS або месенджері.
  3. Зайти в Електронний кабінет платника податків на сайті ДПС.

Якщо чек не знайдено, потрібно звернутись до продавця або подати скаргу через портал ДПС. Детальна інструкція з ілюстраціями розміщена на офіційному сайті ДПС.

Переваги та недоліки використання електронних фіскальних чеків

Переваги для бізнесу та покупців:

  • швидкість і зручність обслуговування;
  • автоматична передача даних до ДПС;
  • економія на папері та витратних матеріалах;
  • можливість зберігати чеки в електронному архіві;
  • підвищення довіри з боку клієнтів.

Недоліки:

  • складність для людей похилого віку;
  • потреба в цифровій грамотності;
  • необхідність стабільного інтернет-зв’язку.

Економія на витратних матеріалах

Використання ПРРО дозволяє уникнути витрат на папір, касову стрічку та обслуговування традиційних РРО. За підрахунками малого бізнесу, щомісячна економія може сягати сотень гривень.

Зручність для покупців

Е-чек можна зберігати на смартфоні, в пошті чи хмарному сховищі. Його легко знайти, роздрукувати або переслати. Особливо зручно для гарантійних зобов’язань.

Складність для людей похилого віку

Люди похилого віку часто мають труднощі з використанням смартфонів або інтернет-сервісів. Необхідно проводити навчання або передбачати альтернативні варіанти — наприклад, можливість роздрукувати чек на місці.

Як перейти на електронні фіскальні чеки: покрокова інструкція

Якщо ви щойно замислилися над впровадженням ПРРО, ось короткий гайд, який допоможе швидко зорієнтуватися. Покрокова інструкція:

  1. Зареєструватися в ДПС як користувач ПРРО через Електронний кабінет.
  2. Обрати програмне рішення з переліку дозволених (наприклад, «Електронний чек», Checkbox, Cashalot).
  3. Подати Заяву про реєстрацію ПРРО (форма №1-ПРРО).
  4. Отримати фіскальний номер ПРРО.
  5. Інсталювати ПРРО на комп’ютер, планшет або смартфон.
  6. Налаштувати з’єднання з ДПС.
  7. Почати використовувати ПРРО для продажів і видачі е-чеків.

На порталі ДПС доступна відеоінструкція та інструкції у PDF-форматі.

Вибір ПРРО: на що звернути увагу?

При виборі ПРРО слід зважати на:

  • надійність провайдера;
  • функціональність (підтримка офлайн-режиму, інтеграція з CRM);
  • наявність підтримки;
  • можливість безкоштовного тестування.

Рейтинг ПРРО регулярно публікується в галузевих ЗМІ. Для малого бізнесу підходять такі рішення як «Checkbox» або «Вчасно.Каса».

Відповідальність за порушення при використанні електронних фіскальних чеків

Порушення правил фіскалізації загрожує штрафами:

  • за невидачу е-чека — 850-1700 грн;
  • за використання несертифікованого ПРРО — до 5100 грн;
  • за неправильне формування реквізитів — 1020 грн.

Уникнути штрафів допоможе належне навчання персоналу та регулярне оновлення ПРРО.

Майбутнє електронних фіскальних чеків в Україні

У найближчі роки паперові чеки зникнуть з прилавків, як динозаври з планети. Їм на зміну остаточно прийдуть електронні — мобільні, автоматизовані, інтегровані у все: від банків до CRM-систем. Е-чек стане не просто доказом покупки, а частиною цифрової звички — як безконтактна оплата чи електронна черга. Бізнес отримає контроль, держава — прозорість, а споживач — зручність в один клік. І ця революція вже почалася.